Política de tratamiento de datos personales

La IPS UROCADIZ ESPECIALIDADES MEDICO-QUIRURGICAS S.A.S( en adelante UROCADIZ), en cumplimiento de lo ordenado en la Ley 1582 de Octubre 17 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”; Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012”; Decreto 886 de Mayo de 2014 “Por el cual se reglamenta el Artículo 25 de la Ley 1581 de 2012” y en la Circular No.002 de Noviembre 3 de 2015, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

UROCADIZ, identificada con NIT: 809012505-4. Empresa perteneciente al sector salud, de responsabilidad anónima simplificada, con ánimo de lucro, dedicada a la atención especializada en salud.
Dirección: Cra. 4 D No. 32-11 Ibagué – Tolima
Correo Electrónico: atencionalusuario@urocadiz.com
Línea de atención al cliente: 5160015 ext. 100
Es el responsable del tratamiento de los datos obtenidos de sus grupos de interés.

• • Ley 1266 de 2008 
  • Decretos Reglamentarios: 1727 de 2009 y 2952 de 2010 
  • Ley 1581 de 2012 
  • Decretos Reglamentarios: 1377 de 2013 y 886 del 2014 
  • Ley 23 de 1981 
  • Circular No.002 de 2015 de la SIC. 
  • Demás normas aplicables.

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Este tratamiento no aplica para:

• • Bases de datos o archivos mantenidos para uso personal o interno de la empresa ∙ Bases de datos que tengan como finalidad la seguridad y defensa nacional y la prevención, detección o monitoreo de lavado de activos.
  • Bases de datos de información periodística y contenidos editoriales.
  • Las reguladas por las leyes citadas en el presente numeral 3.

Principio de Legalidad en tratamiento de la base de datos: Las políticas de protección de datos personales, establecidas por UROCADIZ. en el presente documento, están sujetas a lo reglamentado en las leyes y normas aplicables.
Principio de Finalidad: El tratamiento de datos que lleva acabo UROCADIZ, obedecerá a una finalidad legítima conforme a la Constitución y la ley, la cual será debidamente informada a los titulares de los datos personales.
Principio de Libertad: UROCADIZ., ejercerá el tratamiento de datos personales por consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que disponga este procedimiento.
Principio de veracidad o calidad: UROCADIZ, como responsable de la información establece los mecanismos necesarios para que esta sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible y prohíbe a sus funcionarios y encargados el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
Principio de transparencia: En el tratamiento se garantiza que el titular de la información está en el derecho de obtener de UROCADIZ. en cualquier momento y sin restricciones la información sobre los datos que le competen.
Principio de acceso y circulación restringida: UROCADIZ. Garantiza que el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y de la Constitución. En este caso el tratamiento de los datos personales sólo podrán hacerlo las personas autorizadas por el titular.

• • Para el desarrollo de las actividades propias de los contratos suscritos, en especial la gestión del servicio contratado.
  • Para análisis de información tendiente a la solución de las necesidades del cliente. ∙ Para realizar contactos tendientes a la medición del nivel de satisfacción respecto de los productos y servicios.
  • Para el envío de material publicitario o promocional respecto a los productos y servicios que ofrece la IPS.
  • Para realización de estudios técnicos, estadísticos y encuestas.
  • Para el envío de las modificaciones que se puedan presentar en las políticas de tratamiento de la información adoptadas por UROCADIZ.
  • Para la prestación de los servicios salud de sus usuarios y familias.
  • Actualización de datos entregados por el Titular.
  • Entrega de reportes de Salud Pública de obligatorio cumplimiento.
  • Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
  • Conocer el estado de satisfacción de servicios y atenciones prestadas.
  • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
  • Realización del proceso de selección de personal de acuerdo con su aptitud para un cargo o tarea.
  • Establecer una relación contractual.
  • Ofrecerle oportunidades de capacitación.
  • Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar, seguridad y salud en el trabajo.
  • Cumplir el proceso de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación)
  • Efectuar el proceso de Remuneración.
  • Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
  • Cumplir con exigencias judiciales.
  • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
  • En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual. ∙ Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
  • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida. ∙ Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
  • En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de UROCADIZ.

UROCADIZ reconoce a los titulares los siguientes derechos:

• • Podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales ante UROCADIZ como responsable del tratamiento. Este mismo derecho le asiste cuando se presenten datos parciales, incompletos, inexactos que puedan conducir a generar error y a aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de autorización otorgada a UROCADIZ. para el tratamiento de sus datos personales.
  • Ser informado por UROCADIZ., por solicitud previa, del tratamiento que se le dará a sus  datos personales. 
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas a que haya lugar por  infracciones cometidas a lo reglamentado en la Ley 1582 de 2012 y aquellas que la  modifiquen, reglamenten o complementen. 
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando lo considere pertinente o  cuando no se hayan respetado los principios legales y constitucionales.
  • Acceder de forma gratuita a consultar sus datos personales que hayan sido objeto de  tratamiento.

UROCADIZ., deberá cumplir con los siguientes deberes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en las normas que rijan su actividad:

• •  Garantizar al titular en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del habeas data ∙ Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la Ley 1582 de 2012 y demás normas concordantes, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular a UROCADIZ para el tratamiento de sus datos personales.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización que ha sido otorgada a UROCADIZ para el tratamiento de sus datos personales.
  • Garantizar al titular que sus datos personales estarán debidamente protegidos con toda la seguridad y tecnología que sea necesaria para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1582 de 2012, en las normas aplicables, y en el presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
  • Informar al titular sobre el uso y tratamiento que se dará a sus datos personales. ∙ Informar a la autoridad competente cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. ∙ Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

UROCADIZ., dentro de la información solicitada para tratamiento a sus titulares, para los efectos a que tengan lugar y que están descritos en el presente documento inciso 4º, no se encuentra aquella que afecte la intimidad del titular o que en caso de uso indebido pueda causar discriminación. Tampoco ejerce ningún tipo de tratamiento a titulares que sean niños, niñas o adolescentes, por cuanto cualquier tipo de vínculo comercial o administrativo se hace con titulares mayores de edad.

Para vinculación de los titulares, para efectos de relación comercial, de tipo laboral, UROCADIZ., ha dispuesto el diligenciamiento de formatos de conocimiento de los titulares el cual solicita la siguiente información:
Datos personales básicos: Nombre, Dirección, Número de Cédula de Ciudadanía, lugar y fecha de expedición documento de identidad, dirección de residencia, números telefónicos fijo y celular, fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil, estrato, actividad económica. Si es empleado: empresa donde labora, cargo, años de servicio laboral.
Habeas Data (Protección de Datos Personales): Descripción de la finalidad de los datos personales que le son solicitados por UROCADIZ e información del tratamiento de los mismos, los cuales serán almacenados en bases de datos las cuales cuentan con las medidas de seguridad idóneas.
Autorización del titular: donde manifiesta de manera libre, previa, expresa y voluntaria a que se realice el tratamiento a sus datos personales e información sobre la duración de sus datos personales en la base de datos; informe sobre el derecho de entablar quejas judiciales o extrajudiciales.
Firma y huella: Como constancia de haber leído, entendido y aceptado lo anterior, el titular declara ante UROCADIZ que la información suministrada es exacta en todas sus partes y para constancia firmará y colocará la huella digital, el lugar, fecha y hora.

UROCADIZ., con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 obtendrá de manera previa al tratamiento de los datos personales, la autorización de los titulares o de quienes se encuentren legitimados para ello a través de diferentes mecanismos como: formato de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales, correo electrónico, página web, aviso de privacidad, Intranet o cualquier otro mecanismo que permita concluir inequívocamente que la autorización fue otorgada.

El Titular de la información contenida en la base de datos de UROCADIZ. o por su representante legal, podrán solicitar el suministro de la información por los siguientes medios, de conformidad con los requerimientos del mismo:
Por correo el electrónico corporativo: atencionalusuario@urocadiz.com
Por nuestra página www.urocadiz.com/site4/contactanos/
Enviando comunicación escrita a la siguiente dirección: Cra. 4 D No. 32-11 Ibagué – Tolima
La solicitud debe ser clara en lo que se pretende, ya sea conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la información que se encuentra contenida en una base de datos. Además, deberá contener los datos de contacto del peticionario para poder darle una respuesta.
La información brindada al titular corresponde exactamente a la que se encuentra alojada en nuestra base de datos.

Consulta: UROCADIZ, faculta a los titulares o sus causahabientes para consultar toda la información personal del titular que reposa en cualquier base de datos de la Empresa, ya sea en su registro personal o en otros donde se encuentre información vinculada con la identificación del Titular.
La consulta será recibida Por correo el electrónico corporativo: atencionalusuario@urocadiz.com; Por nuestra página www.urocadiz.com/site4/contactanos/, Enviando comunicación escrita a la siguiente dirección: Cra. 4 D No. 32-11 Ibagué – Tolima, será atendida en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la misma. De no ser posible atender la consulta en este tiempo UROCADIZ., informará al titular los motivos por los cuales se ha presentado la demora y fijará otra fecha de entrega no superior a cinco (5) días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.
Reclamos: Cuando el titular de la información a sus causahabientes consideren que su información personal contenida en la base de datos debe ser modificada, actualizada o suprimida o cuando se advierta presunto incumplimiento o violación a sus derechos o a la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante UROCADIZ., bajo las siguientes condiciones:
El reclamo deberá hacerse por solicitud dirigida al Representante Legal de UROCADIZ. o a la entidad que corresponda como encargada del tratamiento de los datos personales, con la identificación del titular, la descripción de los hechos objeto del reclamo, la dirección y los documentos soportes que considere pertinentes. Una vez recibido el reclamo solicitará la atención del mismo al funcionario que esté a cargo como Oficial de Privacidad.
Si el Titular presenta incompleto el reclamo se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que cumpla con lo solicitado. Si pasados dos (2) meses no se ha presentado con lo requerido se asumirá que ha desistido el reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se identificará el registro dentro de la base de datos con una leyenda que dirá “Reclamo en Trámite” y el motivo del mismo. Esta marcación durará hasta tanto se haya decidido el reclamo.
El plazo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo. De no ser posible atender el reclamo en este tiempo, UROCADIZ., informará al titular los motivos por los cuales se ha presentado la demora y fijará otra fecha de entrega, la cual no superior a ocho (8) días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.
Requisito de Procedibilidad: El Titular o Causahabiente no podrá elevar reclamos a la Superintendencia de Industria y Comercio, sin antes haber agotado el trámite de reclamo ante UROCADIZ.

La permanencia de los datos personales recolectados por UROCADIZ. estará determinada por la finalidad del tratamiento para los que estos hayan sido recogidos. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, UROCADIZ. procederá al archivo de los datos personales recolectados. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y su vigencia estará supeditada a la finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica de UROCADIZ.